Cuando el usuario accede a una biblioteca, lo primero que busca es el catalogo para poder obtener de allí la información que necesita respecto al material que desea obtener, para luego proceder a retirarlo. Cuando el usuario no tiene suficiente información o datos de la obra que solicita, se dirige directamente al referencista, quien deberá estar debidamente capacitado para orientar y despejar las dudas del usuario hasta lograr obtener el material que necesita.
Como hablamos de las tecnologías en las unidades de información, nuestros sistemas informativos deben ser automatizados. Estos sistemas de información pueden ser dos enfoques básicos: enfoque centralizado, que es el que consta de un sistema central que abarca toda la información y todos los programas, procesos, datos de la empresa; y el enfoque distribuido que a su vez, se divide en subsistemas que suponen cada etapa por la que transcurre la empresa.
2-. Sistemas naturales y hechos por el hombre.
3-. Sistemas abiertos y cerrados.
4-. Permanentes, estacionarios y no estacionarios.
Base de Datos
La Base de Datos es la estructura o el programa computarizado que sostiene todos los datos, que a su vez, es información sumamente especifica que ayuda a obtener un conocimiento rápido sobre el tema a tratar de la sobras. Esta base de datos va a estar formada por una lista que determinara el orden y la posición en la que se encuentra una obra para ser localizada de manera rápida y su estructura consta de elementos básicos como el campo, el registro y el archivo. La base de datos va a ser el soporte de cualquier sistema de información.
Sin embargo, en una unidad de información también podemos tener un registro y una base de datos física, la cual deberá sufrir modificación cuando llegue el momento de digitalizarlas por cuestiones de espacio y ahorro.
Cualquier base de datos va a contar con un sistema de gestión de datos, que se define como: ‘una colección de archivos interrelacionados y un conjunto de programas que permiten a los usuarios acceder y modificar esos archivos’. (Korth y Silberschatz, 1993).
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La estructura global del sistema de base de datos tiene como componentes:
1-. Gestor de archivos.
2-. Gestor de base de datos.
3-. Procesador de Consultas.
4-. Precompilador.
5-. Compilador.
Ahora bien, para el análisis y desarrollo de sistemas de información tenemos que:
‘El desarrollo de un sistema de información lo integran dos grandes componentes: análisis y diseño de sistemas. El diseño de sistemas es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente pero, antes de llevar a cabo estas actividades se requiere comprender, en su totalidad el viejo sistema y determinar la mejor forma en que se pueden, si es posible, utilizar las computadoras para hacer la operación más eficiente. El análisis de sistemas es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. El analista de sistemas reúne la información y determina los requerimientos del nuevo sistema. (Senn, 1992)." (Sustraído de Documento Web TIC: Versión 3.0. Dr. Sergio Teijero Páez. 2016).
Estrategias para el desarrollo de sistemas
El método del ciclo de vida, incluye actividades de investigación preliminar, determinación de requerimientos, diseño de sistema, desarrollo de software, pruebas de sistema, implantación y evaluación (Senn, 1992).
La investigación preliminar comienza a partir de que la parte interesada formula la solicitud y consta de tres partes: aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y la aprobación de la solicitud. La determinación de requerimientos consiste en comprender todas las facetas importantes de la parte de la organización que se encuentra bajo estudio (Senn, 1992).
En diseño del sistema se elaboran los detalles mediante los cuales el sistema cumplirá con los requerimientos, identificados durante la fase de análisis. En la etapa de desarrollo se escriben los programas diseñados o se decide la compra total o parcial. Las pruebas se realizan para asegurarse de que el software no tenga fallas antes de la implantación. La implantación y evaluación permiten verificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los usuarios e instalar la aplicación (Senn, 1992).
El método de desarrollo por análisis estructurado se basa en la división del sistema en componentes y la construcción de un modelo del sistema. Incorpora tanto elementos de análisis como de diseño y se concentra en especificar lo que se quiere que haga el sistema, estableciendo cómo se cumplirán los requerimientos y la forma en que se implantará la aplicación, siendo posible posteriormente desarrollar un diseño físico adecuado a la situación donde será utilizado. Sus elementos esenciales son símbolos, gráficos, diagramas de flujo de datos y el diccionario de datos (Senn, 1992).
En el diagrama de flujo de datos se representan los procesos, el flujo de datos, los archivos, donde se almacenan los datos así como, las fuentes y destinos de los mismos. En el diccionario de datos se almacenan todas las definiciones de los datos partiendo de los flujos de datos (Senn, 1992).
El diseño estructurado permite crear programas formados por módulos independientes, desde el punto de vista funcional, facilitando el mantenimiento. Los diagramas estructurados describen la interacción entre módulos independientes, junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando interaccionan. Las especificaciones funcionales para los módulos se proporcionan a los programadores antes de comenzar el proceso de escritura de código (Senn, 1992).
El método de prototipo está basado en la creación de un prototipo de sistema que funciona y se desarrolla con el propósito de probar ideas y suposiciones relacionadas con el nuevo sistema, para ser evaluado por los usuarios y producir los cambios necesarios. El método contempla: obtención de información y sus características, desarrollo del prototipo, pruebas y revisión con el usuario hasta lograr el sistema definitivo (Senn, 1992).
Análisis de un Sistema de Información
1-. Definición del proyecto. Antecedentes, planteamiento del problema, justificación, análisis de factibilidad, objetivos, método de trabajo y cronograma de actividades.
2-. Definición de requerimientos. Técnicas para encontrar hechos, descripción de la información, problemas detectados y requerimientos del nuevo sistema.
Antecedentes
Resumen de lo que la organización ha hecho para tener lo que existe actualmente, indicando los hallazgos y recomendaciones importantes para el desarrollo posterior del sistema.
Planteamiento del problema
Se diagnostica el sistema actual respondiendo las siguientes preguntas: qué hace el sistema, qué objetivos persigue, qué dificultades o problemas presenta, qué áreas de la empresa se ven afectadas, etcétera. Se define el problema a resolver de forma concreta.
Justificación
Se responden las siguientes interrogantes: qué argumentos justifican el cambio, por qué es importante un cambio, por qué se cree que el nuevo sistema resolverá el problema, cuáles son las funciones generales que ejecutará el sistema que optimicen los recursos, qué información será producida, qué características tendrá la información producida por el nuevo sistema, entre otras.
Análisis de factibilidad: Se divide en:
Factibilidad operacional: Se determina mediante la investigación de los siguientes aspectos: existe apoyo por parte de la administración y los usuarios, los métodos que actualmente se emplean son aceptados por los usuarios, los usuarios han participado desde el inicio en la planeación y el desarrollo del proyecto, el sistema propuesto causará prejuicios, producirá resultados pobres en algún aspecto o área, se perderá la facilidad de acceso a la información, la productividad de los empleados será menor después que antes de la implantación, los clientes se verán afectados en forma poco favorable, el sistema reducirá la productividad de otras áreas, entre otras.
Factibilidad técnica: Se determina mediante la investigación de los siguientes aspectos: existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para el proyecto, el equipo propuesto tiene la capacidad técnica para ejecutar todas las funciones del nuevo sistema, el sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones solicitadas, el sistema está preparado para crecer con facilidad y existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos.
Factibilidad financiera y económica: Se basa en determinar si los beneficios financieros son iguales o exceden los costos. Este tipo de factibilidad tiene el propósito de estimar: costo de la investigación completa, costo del hardware y el software necesario, beneficios en la forma de reducción de costos y el costo si el proyecto no se lleva a cabo.
Objetivos
El objetivo general es la aspiración sobre la situación final al término del proyecto y los objetivos específicos indican resultados más precisos que el proyecto se propone alcanzar.
Método de trabajo
Se describen las prácticas, normas, procedimientos, técnicas y métodos que serán utilizados.
Cronograma de actividades
Se presentan las diferentes actividades a realizar incluyendo sus límites de tiempo.
Definición de requerimientos
Se recaba toda la información existente utilizando técnicas para encontrar los hechos, que permitan modelar el sistema actual y relacionarlo con los nuevos requerimientos. Se determinan las deficiencias, fallas y problemas que presenta el sistema actual y se precisan, junto con los usuarios, los requerimientos que debe satisfacer el nuevo sistema.
Técnicas para encontrar hechos
Estas técnicas incluyen: entrevistas, cuestionarios, revisión de registros y la observación.
Las entrevistas son utilizadas para reunir información de personas o grupos y se realizan a todo el personal, que tenga que ver con el sistema actual o propuesto, que posea información y criterios que aportar. Los cuestionarios permiten reunir información relacionada con varios aspectos de un sistema, que proviene de un grupo grande de personas. Deben emplearse formatos estandarizados para las preguntas para lograr que los datos obtenidos sean más confiables.
La revisión de varios tipos de registros y soportes proporcionan una información valiosa acerca de la organización y sus operaciones y la observación permite ganar información que no puede obtenerse por otras técnicas, permitiendo observar por un lado, la forma en que se manejan los documentos y se llevan a cabo los procesos y por otro, seguir los pasos especificados en los diferentes procedimientos.
Descripción de la información
Se identifican objetivos, estructuras y procesos a través de las siguientes tareas: definir los objetivos del sistema actual, identificar subsistemas, identificar funciones, identificar entradas, procesos y salidas, determinar flujos, datos asociados a los flujos, estructura de la información, identificar usuarios y sus tareas y describir la tecnología utilizada por el sistema. Con la información anterior se representa el sistema actual mediante un modelo de análisis estructurado o un simple flujograma y en caso que se trate de un sistema automatizado, que se está rediseñando o actualizando, se elabora el diagrama de flujo y el diccionario de datos.
Problemas detectados
Se identifican y analizan las situaciones problemáticas que posee el actual sistema de información, identificando problemas tales como: mala calidad de la información suministrada, cuellos de botella, tiempos de respuesta elevados, excesivos costos de operación y mantenimiento, alto número de requerimientos insatisfechos, fallas más frecuentes, entre otras.
Requerimientos del nuevo sistema
Un requerimiento es una característica que se incluye en un nuevo sistema y permite vincular los requerimientos, que cumple o no el sistema actual, con la determinación de nuevos detalles asociados al nuevo sistema. Se determinan requerimientos de usuario, funcionales y de sistema, mediante el estudio de la documentación existente, utilizando técnicas para encontrar hechos y el análisis de los datos para determinar el desempeño del sistema.
Los requerimientos de usuario se vinculan a los procesos de información identificando la unidad que solicita el requerimiento, el contenido y forma así como, el medio por el cual será cumplido es decir, listado, pantalla, gráfico, etcétera. Se elabora el diagrama de flujo y el diccionario de datos del sistema nuevo, atendiendo a la agrupación de datos por procesos y entidades, de forma tal que cada bloque de datos, presentado en el diccionario, se corresponda posteriormente con las tablas del sistema en la estructura de la base de datos.
Los requerimientos funcionales determinan los procesos y funciones que deben continuar, las que se modifican, las que se eliminan y las que se incorporan al nuevo sistema. Se determinan qué funciones serán automatizadas y bajo qué características y cuáles no.
Los requerimientos de sistema quedan definidos por las características técnicas que tendrá el nuevo sistema, así como las formas y métodos que serán utilizados en el diseño, definiendo además: tipo de comunicación hombre-máquina, tiempo de respuesta, facilidad de entendimiento, acciones ante fallas y otras que el analista considere de interés.
Los atributos de calidad que quedan definidos para el nuevo sistema son: confiabilidad, movilidad, adaptabilidad, mantenimiento, seguridad, privacidad, eficiencia y documentación.